Já pensou o quanto sua vida seria mais fácil seguindo uma rotina e uma padronização? Todos nós realizamos muitas atividades constantemente e, muitas vezes, fazemos totalmente no automático ou em sustos ou impulsos. Tudo isso pode ser mudado com a padronização e com a adoção da filosofia do lean manufacturing. Você tem interesse em deixar sua vida e sua empresa com uma rotina mais fácil? Continue essa leitura!
Do que se trata a padronização?
A padronização se trata de uniformizar produtos, serviços e atividades. Ela sempre busca seguir a melhor forma de realização de um trabalho. Portanto, quando padronizamos um processo, procuramos atingir que este seja sempre realizado da forma mais segura, barata, fácil e confiável, garantindo assim a qualidade deste.
Padronizar significa englobar as especificações de um produto ou processo, assim como os procedimentos operacionais para produzi-lo ou realizá-lo. Deve-se, também, levar em conta o controle de qualidade, práticas de segurança e também questões de sustentabilidade visando a proteção do meio ambiente.
Quando falamos de Lean Manufacturing, a padronização serve como base para a melhoria contínua, ou seja, é necessário estabelecer padrões para que os resultados futuros possam superá-los. Enquanto na visão tradicional, padrões são os objetivos a serem seguidos, representando a excelência. Resumindo, no Lean a padronização é mais uma etapa da melhora, enquanto tradicionalmente é feita para que nunca mais se precise pensar naquele processo.
A padronização auxilia na gestão e na otimização
Como a padronização influencia o seu dia-a-dia
Certamente você já se deparou com a seguinte situação: trabalhos para entregar, metas atrasadas, reuniões para participar, tarefas doméstica e compras no mercado a serem feitas. Bem, todas essas tarefas são muito importantes no seu cotidiano. Você pode acreditar que não sobra tempo, nem ao menos, para pensar ordem de execução dessas tarefas.
Em contrapartida, você precisa adicionar mais uma prática: a revisão. Com isso, queremos ressaltar a necessidade de organizar e gerir melhor seu tempo. A organização de atividades em uma rotina é um exemplo bem prático de uma das vertentes da padronização.
Programe seus afazeres diários
Comece com a revisão das suas atividades diárias e faça a programação para o dia seguinte. Com certeza, você verá que muitas dessas atividades você as realiza constantemente, ou seja, elas são padrão na sua rotina. Depois disso, quando você já tiver internalizado isso na sua rotina, faça uma padronização de um período maior de tempo, organizando sua semana.
É importante ressaltar que você precisa deixar um espaço de tempo livre entre suas atividades, mesmo que de poucos minutos. Cinco minutinhos entre uma atividade e outra já conseguem restabelecer uma grande energia e você conseguirá ver o resultado disso na prática.
Organize melhor sua rotina e programe toda a semana
Essa prática, com certeza, irá impactar muito em seu cotidiano, de modo a implementar o lean manufacturing, facilitar e otimizar suas tarefas. Pois bem, agora que você conhece um pouco da padronização no cotidiano, vamos entender como ela pode influenciar em empresas e indústrias.
A importância da padronização nas empresas
A aplicação e implementação de modelos em empresas é extremamente comum, visto que muitas empresas adotam o lean manufacturing. Esse método é responsável para, por exemplo, normalização e nivelamento de membros dentro de uma corporação. Isso é possível pois, junto da padronização, deve-se fazer um treinamento com os funcionários, fato que melhora a mão de obra geral da sua empresa.
Além do melhor preparo de colaboradores, é possível com padronizações reduzir gastos financeiros, melhorar a durabilidade de equipamentos e diminuir o tempo gasto por atividades.
Em contrapartida, é válido ressaltar que a padronização não se trata da imposição do modo que é certo ou errado de realizar uma tarefa. Nem menos é um limitador de processos criativos. Mas sim, uma ferramenta utilizada para organizar tarefas cujo objetivo é aumentar a eficiência de uma produção.
Agora já sabe os objetivos gerais da padronização, conheça alguns benefícios concretos desse importante artifício do lean manufacturing.
4 Benefícios da padronização:
Normatiza atividade para qualquer colaborador: atividades padronizadas facilitam o entendimento para todos. Com isso, possibilita até mesmo um novo membro executar o trabalho, desde que siga os passos corretamente. Nesse sentido, garante uma entrega eficiente de resultados, independente de troca de funcionários.
Encadeia tarefas e identifica papéis: definir sequências entre pessoas é fundamental. Quando é seu momento de agir em uma cadeia? De quem você precisa pedir informações? Para quem você vai entregar um determinado tratamento? Quem pode te ajudar em algum caso? A padronização auxilia em responder todas essas perguntas e ajuda a aumentar a união de uma equipe pois interliga as atividades dos membros. Com essa convivência de equipe, é possível desenvolver um ambiente leve de trabalho, onde todos se sentem à vontade. Nesse sentido, é possível o desenvolvimento de um excelente clima organizacional.
Melhora gestão de patrimônios: processos bem padronizados permitem você, tomador de decisão, analisar melhor os recursos e capitais da empresa e destinar investimentos para os setores adequados. Portanto, é a normatização é uma excelente técnica para melhorar funções gerenciais.
Auxilia nas execuções: parece soar óbvio que padronizar facilita uma tarefa. Entretanto, esse processo ajuda na melhoria contínua de resultados. Dessa forma, o time responsável pela função ficará cada vez mais capacitado e bem preparado para a atividade. Além disso, o conhecimento das operações por toda uma equipe possibilita a criação de um ambiente de trabalho mais seguro, no qual seus colaboradores estão atentos e preocupados com as questões de segurança como, por exemplo, maior atenção para medidas de prevenção de acidentes. Outra forma de aguçar a segurança do trabalho em colaboradores é a utilização de mapa de riscos. Confira mais sobre o assunto clicando aqui.
A padronização estimula funcionários a se preocuparem mais com a segurança do trabalho
Pois bem, você já conhece as melhorias que a padronização pode trazer para sua empresa. Chegou a hora de conhecer ferramentas para adotar na prática. Vamos lá?
Ferramentas para padronização
Agora que já foi mostrada a importância da padronização e como ela está presente tanto em nossa vida pessoal, quanto em ambientes empresariais, fica a pergunta: como aplicar a padronização?
Para isso, existem algumas ferramentas e metodologias, entre eles estão o Diagrama Espinha de Peixe, o Ciclo PDCA, o Ciclo SDCA e os 5W2H. Abaixo estão explicações de cada um destes:
Diagrama Espinha de Peixe:
Este diagrama, o qual tem como nome original Diagrama Ishikawa, é responsável por determinar as causas e efeitos dentro dos processos. É utilizado em análises dos requisitos de qualidade, considerando todas possíveis causas que podem ter levado a um problema.
Para o realizar, basta fazer um desenho em formato de uma espinha de peixe. Na ponta final deve-se escrever o problema e, em cada espinha do diagrama, é preciso definir uma categoria do processo que pode ser a causa do problema. Um exemplo é o diagrama espinha de peixe utilizando os 6 M’s (Método, Máquina, Medida, Meio Ambiente, Mão-de-Obra, Materiais). Então, para cada categoria lista-se todos componentes daquela categoria no processo.
Diagrama Espinha de Peixe utilizando os 6 M’s.
Após montar o diagrama, analisamos as causas e vamos eliminando uma a uma até chegar à verdadeira raiz do problema.
Ciclo PDCA:
O ciclo PDCA busca identificar problemas e apresentar meios de solucioná-los. Assim, pode ser usado para padronizar processos e evitar que problemas se repitam mais de uma vez. PDCA vem do inglês: Plan, Do, Check e Act (planejar, fazer, verificar e agir). Para aplicar o ciclo deve-se seguir estes passos:
Planejar: determinar o processo que precisa ser melhorado, definir um plano de ação a ser tomado e determinar os resultados esperados com esta melhora;
Fazer: implementar o plano de ação definido na última etapa;
Verificar: analisar os resultados que o plano de ação gerou, ajustá-lo e revisá-lo se necessário;
Agir: se o plano de ação tiver sido efetivo, é necessário documentar o processo revisado, criando padrão e partir novamente para a primeira etapa.
Como realizar o Ciclo PDCA.
Ciclo SDCA:
O Ciclo SDCA é muito semelhante ao Ciclo PDCA, porém enquanto o último busca a melhora de um processo (gerando novos processos através disso), o primeiro tem como objetivo manter a padronização.
Por conseguinte, o Ciclo PDCA sempre implementa novos processos, já o SDCA mantém os processos em pleno funcionamento, garantindo estabilidade a estes.
O Ciclo SDCA vem do inglês: Standard, Do, Check e Action (padrão, fazer, verificar e agir). Este pode ser aplicado conforme os seguintes passos:
Padrão: criação de procedimentos, documentos e instruções de trabalhos de forma a buscar garantir que todos executem as tarefas da mesma maneira.
Fazer: executar os padrões criados na etapa anterior e garantir que todos tenham o conhecimento necessário para que executem as tarefas da mesma forma;
Verificar: verifica se as instruções estão sendo cumpridas e se os processos estão alcançando os resultados esperados;
Agir: buscar ajustar os pontos necessários para que todos realizem as tarefas da mesma forma.
É interessante que os Ciclos PDCA e SDCA sejam complementares, portanto sempre que chegar a etapa final de um, é oportuno rodar o outro. Pois assim os processos sempre serão padronizados e melhorados constantemente.
5W2H:
A metodologia 5W2H possibilita tomar decisões rápidas, determinando responsáveis, ações e recursos necessários para a execução de uma atividade.
O nome da ferramenta vem do inglês:
What: o que será feito?
Why: por que será feito?
Who: quem fará?
When: quando será feito?
Where: onde será feito?
How: como será feito?
How much: quanto custará?
Dessa forma, pode-se determinar as necessidades do projeto e auxiliar na tomada de decisão rápida, tendo todas essas perguntas esclarecidas e conhecendo melhor o cenário para a realização do projeto.
Além dessas ferramentas para a padronização, vou introduzir para vocês outra técnica muito importante e adotada na maioria das empresas envolvendo a padronização, a metodologia 5S.
Conheça a metodologia 5S
A metodologia 5S é um programa, inserido na filosofia do lean manufacturing, nascido no japão pós segunda guerra que foi responsável pela recuperação econômica frente ao cenário mundial desse país. Uma das grandes idealizadoras do 5S é a gigante automobilística Toyota.
Tal metodologia se baseia em 5 sensos - Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu, Shitsuke - significando, respectivamente, utilização, organização, limpeza, padronização e autodisciplina.
É importante ressaltar que a aplicação dos sensos é circular e todos estão muito bem relacionados e influenciam entre si objetivando a melhoria contínua.
Todos os sensos juntos sustentam a metodologia 5S
A metodologia 5S é interessante pois se importa não só com seu processo, mais também com seus funcionários e com a manutenção de suas máquinas. Se quiser saber como aplicar a metodologia 5S na sua empresa, clique aqui.
A Química Júnior é uma empresa júnior parceira, situada no Instituto de Química da UNESP de Araraquara, que auxilia na implementação do programa 5S em empresas. Além disso, realizam diversos outros tipos de serviço! Se você se interessa por padronização e por otimização de processos, entre em contato com a Química Júnior.
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